Cos’è DROPBOX e come funziona

Dropbox è una piattaforma “cloud” multipiattaforma per la condivisione di file e progetti tra periferiche diverse o tra computer di un team di lavoro, una specie di chiave USB on-line. Il sistema è stato ideato da due studenti del MIT (Massachusetts Institute of Technology) nel 2007 e oggi conta più di 500 milioni di utenti registrati. Per capire cos’è Dropbox potete andare sul sito e consultare questa simpatica guida.

Ho cominciato ad usarlo qualche anno fa e diventa sempre più utile, penso che possa essere interessante conoscerlo. La validità del sistema è testimoniata dal fatto che i grandi colossi stanno proponendo soluzioni analoghe per i loro utenti. La Apple, dopo aver provato ad acquistare Dropbox, ha attivato il suo servizio iCloud. Anche Google ha attivato il suo cloud chiamato DRIVE. Ogni sistema cloud gratuito, ha le medesime caratteristiche: uno spazio riservato su cui salvare i propri file, la possibilità di accedere a questo spazio attraverso pc desktop, tablet e smartphone di qualunque marca e sistema operativo, è possibile accedere allo spazio cloud anche via browser web (basta ricordare le proprie credenziali), infine gli utenti hanno la possibilità di condividere singoli file o intere cartelle con alti utenti o anche con persone non iscritte.

Ogni utente ha quindi la possibilità di avere sempre con se i file più utili che possono servire in “mobilità”.

Vediamo quindi cosa offre Dropbox:

  • una riserva da 2Gb (espandibili) di spazio su un server on-line
  • un programma desktop installabile su piattaforma Windows, Mac e Linux
  • un programma mobile per iPhone, iPad, BlackBerry e Android
  • può essere gestito attraverso qualsiasi web-browser
  • è gratuito
  • prevede un programma di potenziamento a pagamento per scopi professionali
  • vari applicativi si interfacciano con Dropbox per funzioni di backup o sincronizzazione

Come funziona Dropbox

Dopo essersi registrati e aver ottenuto un’utenza è consigliabile scaricare l’applicazione da installare sul computer desktop di lavoro ed eventualmente l’app per il device mobile.

L’applicazione per computer oltre ad installare una piccola icona nel menù principale del sistema operativo, crea una cartella sul proprio PC all’interno della quale potremo creare sottocartelle e copiare files di qualunque tipo. Dropbox, d’ora in poi, la manterrà sincronizzata in tempo reale con la copia “nel cloud”. La stessa installazione nel computer dell’ufficio e nel pc di casa, permetteranno di avere un “ponte” dove salvare i dati e averli sempre disponibili, aggiornati all’ultima versione e non doverli caricare su chiavette USB o HD portatili. Questa operazione può avvenire tra diversi computer di una rete locale, un network geografico o un mix di computer e dispositivi mobili, autenticandosi sempre con lo stesso username in modo che il contenuto della cartella possa essere sempre replicato, aggiornato e raggiungibile.

Si capisce subito la comodità di questo sistema che ci dà la possibilità ovunque, anche in mobilità o da un computer presso il cliente, di accedere ad un file all’interno di questa cartella.

Lavorare in team con Dropbox

È possibile aprire sottocartelle a piacere per organizzare i contenuti e scegliere di condividere con un altro utente Dropbox la cartella in questione. Una volta condivisa una cartella con altri utenti si potrà lavorare a 4 mani sui files contenuti e operare tutti sempre sulla medesima versione comune.

Le opzioni Business a pagamento di Dropbox estendono le potenzialità di base fino ad arrivare a 1 Terabyte di spazio, 30 gg. per recuperare files eliminati per errore, e altri servizi professionali.

Integrazione con MS Office

Una delle ultime novità introdotte grazie ad un accordo con Microsoft, è la possibilità di editare i documenti di tipo Word, Excel e Power Point residenti sul cloud Dropbox, direttamente via web tramite le web-app di Microsoft Office 365.

Così come funziona Dropbox, si comportano anche gli altri sistemi Cloud. Ogni sistema cloud, (Dropbox, Apple iCloud e Google Drive) ha il suo spazio di storage e il software dedicato per la modifica dei files on-line. Se non sapete quale scegliere, fate come me, usateli tutti e tre.